確認ポイント
- 承認者が不在の場合の代理承認者を決めているか
- 突然の休暇や長期不在でも代理承認へ切り替えられるか
- 代理承認者にどこまでの承認権限を与えるのか決めているか
- 金額や申請内容によって代理承認できないものを決めているか
- 上位承認者による代替や承認スキップが可能か確認しているか
- 代理承認者が判断するために必要な情報を確認できるようになっているか
- ワークフローが利用できない緊急時の承認方法を決めているか
- メール・チャット・紙などで例外的に承認した場合、正式な承認記録を後から残す方法を決めているか
- 代理承認が恒常化し、本来の承認者が形骸化していないか
こんなケース、どうする？
承認者が休暇中で、緊急の申請が止まっている。
承認者が戻るまで待つ以外に、代理承認者や上位承認者へ切り替えられる運用になっていますか。
代理承認者から「内容が分からないので承認できない」と言われた。
代理承認者を名前だけ設定するのではなく、判断に必要な情報や承認基準を確認できるようになっていますか。
部長が不在なので、その上の役員に承認してもらおうとしたが、ワークフローを進められない。
上位の権限者であってもシステム上承認できない場合を想定し、承認者の変更やスキップなどの例外処理を用意していますか。
承認者が突然長期休職することになった。
本人による事前の権限委譲ができない場合でも、管理者等が代理承認者を設定できる仕組みになっていますか。
緊急なので、メールで役員から「承認します」と回答をもらった。
メールでの承認を有効な例外処理とするのか、その場合にワークフローへ承認記録を残すのか決めていますか。
システムで承認できないので、昔の稟議書を印刷して承認印をもらった。
紙で承認して終わりにせず、後からワークフローへ登録するなど、正式な承認履歴と証跡を残せていますか。
代理承認が頻繁に使われ、本来の承認者がほとんど承認していない。
代理承認が例外処理ではなく通常運用になっている場合、承認ルートそのものが実態に合っているか見直していますか。
