家族だからと出勤状況を答えてよいわけではない
従業員の出勤・欠勤や連絡先などの勤務状況は本人に関する情報であり、電話口で家族と名乗られたというだけで、会社が当然に回答してよいわけではありません。ただし、事故や急病など緊急性が高い連絡については、内容を確認したうえで人事・総務や上司へ引き継ぎ、本人へ連絡を取るなどの対応が必要です。第三者からの問い合わせ全般への対応は在籍確認の電話への対応もあわせてご確認ください。
確認ポイント
- 従業員の家族から問い合わせがあった場合の対応方法を決めているか
- 出勤・欠勤・休暇・外出など、従業員の勤務状況を第三者へ安易に回答していないか
- 「家族です」と名乗っただけで本人の家族だと判断していないか
- 従業員本人へ電話を取り次ぐ場合のルールを決めているか
- 本人の携帯電話番号や住所、勤務予定などを第三者へ伝えない運用になっているか
- 緊急性が高い問い合わせを人事・総務や上司へ引き継ぐルートがあるか
- 代表電話や受付を担当する従業員にも対応方法を周知しているか
こんなケース、どうする？
「妻ですが、夫は今日出勤していますか」と電話があった。
家族を名乗っているという理由だけで、出勤・欠勤などの勤務状況を回答していませんか。必要であれば用件を聞き、本人へ連絡するなどの対応ができていますか。
「連絡が取れないので、まだ会社にいるか教えてほしい」と言われた。
本人の所在や勤務状況をそのまま回答せず、連絡を受けたことを本人へ伝えるなど、必要以上の情報を提供しない対応を検討していますか。
「本人の携帯電話番号を教えてほしい」と家族から言われた。
家族であっても、会社が保有している従業員の連絡先を当然に提供するのではなく、本人へ連絡して折り返してもらうなどの方法を取れていますか。
「父が倒れたので、すぐ本人に連絡してほしい」と電話があった。
緊急性の高い連絡について、個人情報を回答することと、会社から本人へ緊急連絡を伝えることを分けて対応できていますか。
従業員の親から「最近ちゃんと会社に行っていますか」と聞かれた。
親族であっても、本人の出勤状況や勤務状況を確認する目的が不明な場合があります。会社が本人の勤務状況を回答する必要があるのか判断できていますか。
配偶者から「今月の給与額を教えてほしい」と問い合わせがあった。
家族であることを理由に、給与や勤怠など本人に関する情報を回答する運用になっていませんか。
「家族です」と電話してきた人が、本当に家族なのか確認できない。
電話口で家族関係を確認できないことも前提として、相手へ従業員情報を伝えるのではなく、用件を預かって本人へ伝える運用を検討していますか。
