確認ポイント

  • 従業員の在籍確認について、電話で回答するのか会社として方針を決めているか
  • 在籍の有無、所属部署、役職、出勤状況など、回答してよい情報の範囲を決めているか
  • 在籍確認の電話を受けた場合、人事・総務等へ取り次ぐルールになっているか
  • 本人の同意が確認できる場合と、確認できない場合の対応を分けているか
  • 相手の会社名、氏名、連絡先、問い合わせ目的などを確認するルールがあるか
  • 退職者について「退職した」「以前在籍していた」などの情報を回答してよいか決めているか
  • 電話受付や代表電話を担当する従業員にも対応方法を周知しているか

従業員の家族からの問い合わせについては従業員の家族からの問い合わせで別に整理しています。

こんなケース、どうする？

「○○さんはいらっしゃいますか」と個人名だけを名乗る電話がかかってきた。

「外出しています」「本日は休みです」と回答するだけでも在籍や勤務状況が伝わる可能性があります。相手や目的が確認できない電話をどこまで取り次ぐのか決めていますか。

「○○さんが御社に在籍しているか確認したい」とクレジット会社から電話があった。

会社名を名乗ったからという理由だけで回答せず、本人の同意の有無や社内の個人情報の取扱いルールに基づいて対応できていますか。

「所属部署と役職も教えてください」と言われた。

在籍の有無だけでなく、所属部署や役職などについても、第三者へ回答してよい情報の範囲を決めていますか。

「以前働いていた○○さんについて確認したい」と退職者の在籍確認を求められた。

退職したことや過去の在籍期間、勤務状況なども個人情報に当たり得ます。本人の同意等を確認せず回答する運用になっていませんか。

市役所や警察を名乗る人から在籍確認の電話があった。

官公庁を名乗っているという理由だけで回答せず、相手の所属や連絡先、照会の根拠などを確認し、必要に応じて担当部署へ引き継ぐ運用になっていますか。

従業員から「近いうちに在籍確認の電話があるので答えてほしい」と事前に相談された。

本人から事前に申告があった場合、誰が電話を受け、どの範囲まで回答するのか確認できる仕組みになっていますか。

受付担当者によって「在籍しています」と答えたり「回答できません」と答えたりしている。

在籍確認への対応を個々の従業員の判断に任せず、代表電話や受付を含めて共通の対応方法を周知していますか。