発行日と「証明する日付」を分けて考える

まず確認したいのは、従業員が何の日付を変えてほしいのかです。例えば在籍証明書であれば、「基準日時点で当社に在籍している」という証明の基準日と、「発行した日」という発行日は、意味が異なります。過去の一定時点に在籍していたことを証明する必要があるなら、その事実を証明書の内容として記載できる場合があります。一方、実際には今日作成した証明書を、先月作成したような発行日に変更することは別の話です。提出先が何を証明してほしいのかを確認し、発行日そのものを書き換えることで対応しない方がよいでしょう。退職証明書・源泉徴収票の発行依頼についても、同様に発行日の考え方が問題になることがあります。

確認ポイント

  • 変更を求められているのが発行日なのか、証明の基準日なのか確認する
  • 証明する内容が会社の記録で確認できるか
  • 提出先指定の様式や記載方法がないか確認する
  • 実際の発行日と異なる日付を安易に記載しない
  • 特殊な指定がある場合は、提出先に記載方法を確認してもらう

こんなケース、どうする？

「先月の日付で在籍証明書を作ってほしい」と言われた。

なぜ先月の日付が必要なのかを確認します。「先月時点で在籍していたことを証明したい」ということであれば、会社の記録を確認したうえで、基準日を明記する方法を検討します。発行日まで過去の日付に変更する必要があるとは限りません。

「来月の日付で先に発行してほしい」と言われた。

未来の日付を発行日として記載すると、実際の発行日とのずれが生じます。提出期限などの事情があるのであれば、未来日付に変更するのではなく、提出先に必要な証明内容や有効期間を確認してもらいます。

提出先から「この日付で書いてもらってください」と言われた。

その日付が「発行日」を意味しているとは限りません。いつ時点の事実を証明する必要があるのか、提出先指定の様式があるのかを確認します。

「日付を変えられるか」ではなく、「何を、いつの時点で証明する必要があるのか」を確認する。証明書の日付変更を求められたとき、総務が最初に確認したいポイントです。