確認ポイント

  • 退職証明書や源泉徴収票の発行・再発行について、申請方法や担当者は決まっているか
  • 退職証明書について、本人が証明を求めている事項を確認しているか
  • 退職から2年以上経過した人から退職証明書を求められた場合の対応方針を決めているか
  • 過去の源泉徴収票について、再発行依頼を受けた場合の対応方法を決めているか
  • 退職者本人からの依頼であることをどのように確認するか決めているか
  • 郵送する場合、現在の送付先を本人へ確認しているか
  • 郵送費や発送方法について社内の取扱いを決めているか
  • 発行・発送したことを記録する運用になっているか

こんなケース、どうする？

1年前に退職した元従業員から「退職証明書を送ってほしい」と連絡があった。

退職証明書は請求された事項について遅滞なく交付する必要があります。誰が内容を確認し、発行するのか決まっていますか。

3年前に退職した元従業員から退職証明書を求められた。

退職証明書の請求権には2年間の消滅時効があります。期間経過後の依頼にも任意で対応するのか、会社として方針を決めていますか。

退職者から「源泉徴収票をなくしたので再発行してほしい」と連絡があった。

過去に交付した源泉徴収票の再発行について、対象年の確認、本人確認、発行方法などの手順を決めていますか。

5年前に退職した人から源泉徴収票の再発行を依頼された。

対象となる年を確認したうえで、会社に残っている記録から再発行できるのか確認する運用になっていますか。

退職者から「以前住んでいた住所へ送ってほしい」と言われた。

会社に登録されていた住所をそのまま使用せず、現在の送付先と本人確認を行ったうえで発送していますか。

円満退職ではなかった元従業員から書類の発行を求められた。

退職時の経緯と証明書等の発行業務を切り離し、社内ルールや法令に沿って処理できるようになっていますか。