会社の備品を紛失した従業員に弁償させてよい？｜総務が確認すべきポイント

会社から貸与していた備品を従業員が紛失することがあります。パソコンやスマートフォン、鍵、工具、制服など、会社によって貸与しているものはさまざまです。紛失した場合、「会社のものをなくしたのだから、本人に弁償してもらえばよい」と考えたくなるかもしれません。

しかし、会社の備品を紛失したという事実だけで、購入価格の全額をそのまま従業員へ負担させると決めるのは慎重に考える必要があります。業務中に通常の注意を払っていても紛失してしまった場合と、会社から禁止されている方法で持ち出して紛失した場合では、事情が異なります。

また、会社側が貸与記録を残していたのか、持ち出しルールを定めていたのかなど、備品の管理方法も確認する必要があります。総務としては、まず「いくら弁償してもらうか」を決めるのではなく、何を、どのような状況で紛失したのかを確認することから始めます。

「弁償させてよいか」ではなく、紛失の経緯と管理状況から確認する

従業員に金銭的な負担を求めるかどうかは、故意や重大な不注意の有無、会社側の貸与記録や持ち出しルールの整備状況によって判断が変わります。備品の弁償額を検討する前に、まず紛失の経緯と会社側の管理状況の両方を確認しておくことが重要です。

端末の捜索だけでなく、遠隔ロックなど情報漏洩を防ぐための対応を優先し、その後に紛失の経緯を確認します。

今回の損害だけでなく、これまでの経緯や会社から行った注意・指導、備品管理のルールを確認します。

購入時の価格をそのまま損害額と考えず、使用期間や現在の価値なども含めて確認します。

備品の損害に対する責任と給与の支払いは分けて考え、会社の判断だけで給与から控除してよいかを確認します。

従業員の責任を検討する前に、貸与・返却を記録できる資産管理方法を整える必要があります。