確認ポイント
- 郵便物の発送を総務が行うのか、各部署が行うのか決まっているか
- 各部署から総務へ発送物を受け渡す方法が決まっているか
- 当日発送を受け付ける締切時間を決め、従業員へ周知しているか
- 速達、書留、レターパック、宅配便など、発送方法を誰が判断するのか決まっているか
- 重要書類について、発送日や発送方法、追跡番号などを記録する基準があるか
- 切手やレターパック等の在庫・使用状況を管理できているか
- 発送量に応じて、集荷や料金後納などを利用した方が効率的ではないか検討しているか
こんなケース、どうする？
終業間際に「今日中に発送してほしい」と郵便物を持ち込まれた。
当日発送の受付時間を決め、締切後に持ち込まれた場合の対応を従業員へ周知していますか。
「外出するついでにポストへ入れておいて」と従業員に頼んだが、投函を忘れてしまった。
発送責任が曖昧にならないよう、誰が発送完了まで管理するのか決めていますか。
「この書類、普通郵便で送って大丈夫？」と聞かれた。
書類の重要性や期限などに応じて、普通郵便、書留、レターパック、宅配便等をどのように使い分けるのか基準がありますか。
「昨日発送した書類が届いていない」と取引先から連絡があった。
重要な発送物について、いつ、どの方法で発送したのか確認できる記録を残していますか。
各部署がそれぞれ切手やレターパックを購入している。
総務でまとめて購入・管理するのか、各部署で管理するのかを整理し、重複購入や在庫過多が発生しない運用になっていますか。
郵便物を出すためだけに、総務担当者が毎日外出している。
発送量や頻度を確認し、集荷、料金後納、発送回数の集約などによって作業を減らせないか検討していますか。
