口外してしまった場合は、本人への注意だけで終わらせない

「内示だから当然話してはいけない」で済ませるのではなく、あらかじめ情報管理のルールを明確にしておくことが重要です。実際に口外してしまった場合には、本人への注意だけで終わらせず、情報がどこまで伝わっているのかを確認し、その後の人事発表や関係者への説明に影響がないかを確認する必要があります。内示を行うタイミングや情報共有の範囲については人事異動の通知もあわせてご確認ください。

確認ポイント

  • 内示時に、正式発表まで口外しないことを本人へ伝えていますか
  • 口外禁止となる期間や情報の範囲を明確にしていますか
  • 本人が誰に、どのような内容を話したのか確認しますか
  • その情報がさらに別の従業員へ伝わっていないか確認しますか
  • 他の異動対象者へ情報が伝わった場合の対応を決めていますか
  • 正式発表の時期や方法を変更する必要がないか確認しますか
  • 同様の事態が繰り返された場合の対応を決めていますか

こんなケース、どうする？

引き継ぎのために同じ部署の人へ話してしまった。

引き継ぎを始める時期と正式発表の時期が合っているかを確認し、誰まで異動情報を共有してよいのかをあらかじめ決めておきます。

信頼している同僚一人にだけ話してしまった。

人数だけで判断せず、内示時に伝えた情報管理のルールと、実際にどこまで情報が広がったのかを確認します。

話を聞いた従業員がさらに別の人へ伝えてしまった。

最初に口外した本人だけの問題として処理せず、情報の伝播範囲と、未内示の異動対象者への影響を確認します。

まだ内示していない異動対象者の耳に入ってしまった。

予定していた内示をそのまま待つのか、先に本人へ説明するのか、人事責任者等と対応を決めます。

本人が「口外禁止とは聞いていない」と言っている。

内示時に口外禁止を明示していたかを確認し、今後は内示時の説明事項としてルール化することを検討します。