本人へは複数の手段で連絡する
本人への連絡は電話だけで終わらせず、会社で把握しているメールアドレスなど、複数の連絡手段を使います。それでも連絡が取れない場合には、会社へ届け出られている緊急連絡先への連絡を検討します。このときの目的は、本人の欠勤理由を家族から詳しく聞き出すことではなく、まず本人の安否や連絡可能な状況にあるかを確認することです。
初期対応と雇用関係の判断は分けて進める
一定期間連絡が取れない状態が続いた場合は、就業規則の無断欠勤に関する規定を確認します。ただし、就業規則に一定期間の無断欠勤を退職事由として定めていたとしても、日数だけを数えて機械的に退職処理するのではなく、会社が本人へどのような連絡を行ったのか、その間の状況を記録しておきます。総務としては、無断欠勤の初期対応と、雇用関係をどうするかという判断を分けて進めることが重要です。遅刻・欠勤が多い従業員への対応もあわせてご確認ください。
確認ポイント
- 無断欠勤が発生した場合、誰が本人へ連絡するか決めていますか
- 電話以外の連絡手段も確認していますか
- 緊急連絡先が最新の状態になっていますか
- 緊急連絡先へ連絡するタイミングを決めていますか
- 本人や緊急連絡先へ連絡した日時と結果を記録していますか
- 就業規則に無断欠勤についての規定がありますか
- 長期間連絡が取れない場合の社内判断者を決めていますか
- 貸与しているPC、スマートフォン、社員証、鍵などを把握していますか
こんなケース、どうする？
出勤時刻になっても出社せず、電話にも出ない。
まず本人へ電話やメールなどで連絡し、欠勤理由の確認よりも安否確認を優先します。
その日のうちに本人と連絡が取れなかった。
緊急連絡先への連絡を検討し、本人が連絡可能な状態にあるか確認します。誰がいつ、どの方法で連絡したのかも記録します。
家族も本人と連絡が取れていなかった。
単なる無断欠勤として処理を進めず、事故や急病などの可能性も踏まえて社内で対応を判断します。
数日間、本人とも緊急連絡先とも連絡が取れない。
就業規則を確認するとともに、本人への連絡を継続した記録を残します。必要に応じて書面による連絡など、連絡した事実を確認できる方法へ切り替えます。
就業規則に一定期間の無断欠勤を退職事由とする規定がある。
規定の日数に達したことだけで担当者が退職処理せず、規定の内容、これまでの連絡状況、欠勤の事情などを整理して会社として判断します。
後日、本人から急病で連絡できなかったと連絡があった。
無断欠勤として処理を確定する前であれば、本人から事情を確認し、欠勤期間の勤怠をどのように扱うか改めて整理します。
