業務の洗い出しから人数を考える
そのため、人数だけを他社と比較するのではなく、「現在の業務を洗い出す」→「やめる業務を決める」→「自動化・外注・分担できる業務を決める」→「残った業務から必要な人数を考える」という順番で整理します。担当業務の範囲を整理する考え方は総務の業務分掌は、なぜ作りにくいのかもあわせてご確認ください。
業務を減らしたいのか、人数だけ減らしたいのかを確認する
特に確認しておきたいのは、経営が求めているのが、管理部門の業務そのものを減らしたいのか、それとも現在の業務を維持したまま人数だけ減らしたいのかという点です。業務量を変えずに人数だけを減らせば、残った担当者の負荷が増えるだけでなく、処理の遅延や確認漏れなどが発生する可能性もあります。人員削減を検討するのであれば、同時に会社としてやめる業務やサービス水準も決める必要があります。
確認ポイント
- 管理部門が現在行っている業務を一覧にしていますか
- それぞれの業務にどの程度の時間がかかっているか把握していますか
- 法令上・会社運営上、継続しなければならない業務を区別していますか
- やめてもよい業務を経営と整理していますか
- システムやAIで自動化できる業務はありませんか
- 外部へ委託できる業務はありませんか
- 他部署や従業員本人へ戻せる業務はありませんか
- 人数を減らした場合に維持できなくなる業務を経営へ示していますか
- 人員削減後に必要となる業務量と人員を確認していますか
こんなケース、どうする？
他社より管理部門の比率が高いと言われた。
人数比率だけで判断せず、自社の管理部門が担当している業務範囲と業務量を整理して比較します。
総務の人数を1人減らすように言われた。
先に1人を減らして残った担当者へ業務を振り分けるのではなく、現在の業務から何をなくすのかを整理します。
今までと同じ対応品質を維持するように言われた。
現在の業務量を維持したまま人員を減らせるのか、業務ごとの工数を確認します。自動化や外注などで削減できない工数が残るのであれば、その内容を経営へ示します。
総務が従業員の細かな依頼まで対応している。
総務が行う必要がある業務なのかを見直し、従業員自身や各部署で対応できるものは業務を戻すことも検討します。
人数を減らすためにシステム導入を検討することになった。
システム導入自体を目的にせず、現在の業務量のうち、どの業務をどの程度削減できるのかを確認してから導入を検討します。
